#21 Inside ITCS - Events vs. COVID-19 - Faktencheck: Alle Infos über die Rechtslage bei Verschiebung von Veranstaltungen

Leonie

Hallo und herzlich Willkommen zum ITCS Pizzatime Tech-Podcast mit einer ganz besonderen Folge. Wir möchten euch heute einmal hinter die Kulissen blicken lassen und darüber sprechen, vor welchen Herausforderungen die Aussteller, Messeveranstalter und Dienstleister von Großveranstaltungen in Zeiten von Corona stehen. Tausende von Veranstaltungen werden seit März abgesagt oder verschoben. Aber was bedeutet das eigentlich im Hintergrund? Große Veranstaltungen wie unsere ITCS Tech-Konferenzen sind sehr langfristig vorbereitet, mit unzähligen vertraglichen Beziehungen. Zum Beispiel steht die Terminfindung in einer Messelocation teilweise schon über ein Jahr vor der eigentlichen Veranstaltung. Die ausstellenden Firmen buchen und bereiten ihre Auftritte ebenfalls langfristig vor. Es muss intern Personal vorhanden sein, Speaker bereiten ihre Key Notes oder Workshops vor, die Messen werden Monate vorher bereits beworben, Ausstellerprofile und Informationen auf Homepages werden eingerichtet, Messebauer werden mit dem Standbau beauftragt, Technikfirmen machen Pläne für die Bühnen, der Caterer plant Personal und Verpflegung für Besucher und Aussteller, und und und… Was passiert denn nun eigentlich mit den Vertragsbeziehungen all der Parteien untereinander, wenn die Durchführung nun zumindest für einen bestimmten Zeitraum nicht möglich ist? Kann man Veranstaltungen ohne Weiteres verschieben? Was passiert mit den Buchungen, geleisteten Anzahlungen? Wer trägt die Kosten für bereits geleistete Organisation, Vorbereitung und Werbung? Was bedeutet die sogenannte höhere Gewalt, von der man in diesem Zusammenhang immer wieder hört? Wie einigen sich die Vertragspartner untereinander und gibt es mögliche Alternativen wie Onlinemessen oder andere Ausweichprodukte, um Verträge zu erfüllen? Hierzu haben wir mit Rechtsanwalt Martin Glöckner gesprochen. Er ist Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz in der Kanzlei Glöckner Keller Rechtsanwälte, Dozent für Veranstaltungsrecht an der DHBW Ravensburg und unter Anderem Justiziar des Fachverband Messen und Ausstellungen e.V., kurz FAMA. In dieser Funktion betreut er Mandanten wie zum Beispiel große Messegesellschaften. Es liegen über 200 Messen, Ausstellungen und Kongresse, auf denen sich 40.000 Aussteller auf über 1.000.000 m² Standfläche den mehr als 4.000.000 Besuchern präsentieren, in seinem rechtlichen Verantwortungsbereich. Also ein richtiger Profi, wenn es um die rechtlichen Auswirkungen der Corona-Krise auf Veranstalter und ihre geplanten Events geht. Dann lasst uns einsteigen und für einen kurzen Moment die IT-Welt verlassen und einen Blick hinter die Kulissen werfen.

Matthias

Ja vielen Dank, Leonie. Herr Rechtsanwalt Martin Glöckner, schön, dass Sie sich Zeit genommen haben. Herzlich willkommen bei uns im Podcast.

Martin Glöckner

Vielen herzlichen Dank, dass ich eingeladen wurde. Es ist auch für mich das erste Mal, über dieses Medium zu sprechen und ich find‘ das sehr spannend. Danke für die Gelegenheit.

Matthias

Ja, gerne. Ja, Herr Glöckner, wie Sie wissen, sind wir Messeveranstalter und organisieren Tech-Konferenzen mit IT-Jobmessen als Digitalfestivals. Mit über 150 Ausstellern und über 2500 Besuchern pro Event in verschiedenen Städten – sogenannte Großveranstaltungen also. Am 23. April wäre unsere ITCS Konferenz in Darmstadt gewesen, die jedoch behördlich untersagt wurde. Wollen wir einsteigen, indem Sie diese Untersagung rechtlich einordnen?

Martin Glöckner

Matthias

Gerne.

Martin Glöckner

Bis zum Ende August hat das Bundeskabinett gesagt: „Großveranstaltungen sollten abgesagt werden.“ Jetzt ist die Frage: „Was ist eine Großveranstaltung?“ Es wird damit gerechnet, dass Ende April, Anfang Mai eine Konkretisierung erfolgen wird. Und die Zahl, die da so herumspukt ist, dass eine Großveranstaltung all das ist, was 5.000 Teilnehmer übersteigt. Wie es mit „kleineren“ Veranstaltungen sich verhält, muss man dann noch klären, aber es ist so, dass momentan noch nicht genau definiert ist, was ist eine Großveranstaltung, das wird aber im Zuge des Ganzen kommen.

Matthias

OK. Aber eine Veranstaltung, die dann von der öffentlichen Behörde untersagt wird, da spielt dann letztendlich es überhaupt gar keine Rolle, ob da jetzt 2.000 oder 3.000 Besucher erwartet werden, wenn die Untersagung da ist, dann gilt die für die Veranstaltung und das wäre dann auch einzuordnen im Bereich höherer Gewalt?

Martin Glöckner

Vollkommen richtig.

Matthias

OK. Das ist schonmal ganz gut. Die Infos, mit denen können wir schonmal arbeiten. Ja, was bedeutet eine solche Verschiebung aufgrund höherer Gewalt dann im Gegensatz zu einer Absage für die beteiligten Parteien, also wie Aussteller, Veranstalter, Messebauer oder Caterer? Was passiert dann?

Martin Glöckner

Von der höheren Gewalt sprechen wir immer dann, wenn ein Ereignis, das weder dem einen, noch dem anderen Vertragspartner zuzuordnen ist, sich auf den Vertrag auswirkt und dessen Eintreten und die Abwendbarkeit auch bei äußerster zumutbarer Sorgfalt nicht möglich gewesen wäre und das folglich auch nicht in der Form vorhersehbar war. Also ein externes Ereignis, das ich nicht vorhersehen konnte und das ich auch mit äußerster Sorgfalt nicht abwenden kann. Das ist die höhere Gewalt. Und das ist jetzt der Unterschied eben zu den Absagen. Absagen, egal, von welcher Seite sie kommen. Ob’s jetzt vom Aussteller, vom Veranstalter, was auch immer ist. Sind normalerweise dessen persönlicher Risikosphäre zuzuordnen. Der Aussteller kann aus irgendwelchen Gründen nicht als Aussteller teilnehmen, also muss er die Beteiligung an der Messe absagen. Wie man dann damit umzugehen hat, ist in den Verträgen geregelt. Jetzt erfolgt diese „Absage“ aber aufgrund eines Ereignisses, für das weder der Aussteller noch der Veranstalter etwas kann. Und dann redet man von der höheren Gewalt. Auch da kann in den Verträgen etwas geregelt sein, aber, wie ich schon gesagt habe: Wesentlicher Faktor ist, dass die höhere Gewalt nicht von einer der beiden Seiten beherrschbar war, und dass sie unvorhergesehen eintritt. Wenn’s vorhersehbar gewesen wäre, dann hätte man’s in den Verträgen geregelt. Daher kann man hier nur ganz allgemeine Regelungen treffen und die wirken sich dann natürlich auf die Vertragsverhältnisse unmittelbar aus. Im Wesentlichen kann man davon dann ausgehen, dass man sagt: „Bei der höheren Gewalt werde ich erst einmal von meiner Verpflichtung zur Erbringung meiner vertragsgemäßen Leistung befreit.“

Matthias

Bei der Verschiebung wär das ja der Fall.

Martin Glöckner

Ich werde durch die höhere Gewalt erstmal von der Notwendigkeit oder von der Verpflichtung der Erbringung meiner Leistung befreit. Jetzt kommt der nächste Schritt: Wann muss ich sie dann erbringen? Und kann ich sie überhaupt in Zukunft irgendwann wieder erbringen? Bei ner Lieferung mit Waren ist das relativ einfach. Ich habe ein Ereignis höherer Gewalt. Es verschiebt sich ganz einfach die Lieferung um den Zeitraum dieses Ereignisses. Bei nem Event ist das nochmal was anderes. Das kann ich durchaus verlegen. Wenn es mir möglich ist, mein Event zu verschieben, also an einem späteren Zeitpunkt erneut durchzuführen, dann ist es natürlich so, dass wir hier eine neue Basis zwar schaffen – zeitlich und örtlich, aber dass wir das Vertragsverhältnis 1:1 mit rüberziehen können. Bedeutet: Es bleiben die Verträge so, wie sie waren in Bestand, aber sie werden halt zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt.

Matthias

Die aktuelle Untersagung von Großveranstaltungen bis zum 31. August ist dann ja eigentlich für alle Beteiligten eine gute Sache, weil sie Sicherheit schafft und Veranstalter langfristig planen können. Sehe ich das richtig?

Martin Glöckner

„Also wir würden vorschlagen, auf Bundesebene das bis zum 31.8. auszusetzen.“ Berlin hat schon eine Regelung getroffen, dass Großveranstaltungen sogar noch darüber hinaus nicht stattfinden dürfen. Die haben schon eine Regelung getroffen bis in den Oktober hinein. Aber sonst gibt es aus anderen Bundesländern bisher noch keine faktische Regelung, die diesen 31. August soweit aufgegriffen haben. Es wäre begrüßenswert, wenn man hier so weit in die Zukunft blicken könnte. Wenn man Regelungen hätte, die sagen: Punkt A: Was ist eine Großveranstaltung, die dann untersagt wäre bis zum 31.8.? Punkt B: Was passiert mit kleineren Veranstaltungen? Wie sind die zu beurteilen? Was muss ich mit denen machen? Und Punkt C: Bis zu welchem Datum kann ich diese Regelung anwenden? Denn wie Sie schon richtig gesagt haben: Die Untersagung schützt auch in gewisser Weise den Veranstalter, weil der hätte, selbst wenn er wollte, nicht durchführen dürfen. Sagt er ab, weil die Lage unklar ist, setzt er sich immer noch dem Risiko aus, dass Aussteller kommen und sagen: „Mir ist da ein Schaden entstanden. Den ersetzt du mir jetzt.“ Im Falle der höheren Gewalt kann keiner etwas dafür, damit gibt es auch keinen Schadensersatz.

Matthias

Ja, verstanden. Also hunderte oder gar tausende Events werden verschoben. Natürlich ist das für Veranstalter und Dienstleister eine große Herausforderung. Gerade Termine im Winter zu finden ist extrem schwierig, da derzeit jeder dahin ausweichen möchte. Als zweite große Herausforderung muss man natürlich den Ausstellern eine adäquate Alternative bieten. Uns wurde schon gesagt, man müsse einen Ausweichtermin nicht akzeptieren, da man als Aussteller ein Wahlrecht habe. Wie ist denn die aktuelle Rechtsauffassung? Gibt es ein Wahlrecht? Muss der Aussteller bei Verlegung einen sinnigen Ausweichtermin akzeptieren?

Martin Glöckner

Wie sind die Grundlagen? Wie hat man das Ganze vom Grunde her entsprechend aufgezogen? Wann wurde die Absage oder die Verlegung des ursprünglichen Termins bekanntgegeben und wohin, zu welchem Zeitpunkt, wurde das bekanntgegeben? Ein sicheres Medium ist da natürlich, wenn ich in meinen Verträgen eine Regelung getroffen habe, dass im Falle höherer Gewalt ein Verlegung möglich ist, aber das haben nicht alle, weil schlichtweg man nicht mit Ereignissen höherer Gewalt rechnet, die die komplette Welt betreffen und damit die Durchführung von Veranstaltungen unmöglich machen. Daher, das ist etwas, was man dann mit Blick in die Zukunft durchaus soweit umstellen kann. Auf der anderen Seite, um jetzt auf die Frage konkret zu kommen: Ich verlege meine Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt. Ich werde, wie ich schon vorhin gesagt habe, von der Erbringung meiner Leistung frei. Hab ich jetzt keine spezifische Regelung in meinem Vertrag getroffen, kann durchaus der Aussteller mir entgegenhalten, entweder: „Ich kann zu diesem Zeitpunkt nicht, an dem die Verlegung war.“ Oder „Mir ist dieser Zeitpunkt ungenehm.“ Nach meiner gegenwärtigen Auffassung ist es so, dass wenn der Zeitpunkt „nur ungenehm“ ist und nicht ein wirkliches Hindernis dagegensteht, dann ist es ihm zuzumuten, diese Verlegung mitzugehen, weil wir hier immernoch von höherer Gewalt reden. Ist er im neuen Zeitpunkt wirklich gehindert, teilzunehmen, dann auf der anderen Seite ist es natürlich so, dass man sagen muss: „Naja, hier hat sich die höhere Gewalt so ausgewirkt, dass man den Vertrag auflösen müsste, dass also der Vertrag rückabzuwickeln wäre.“

Matthias

Was passiert dann? Bleibt der Veranstalter auf den Kosten sitzen oder gibt es da die Möglichkeit, die entstanden Kosten des Veranstalters, die durch eine Messebuchung bereits entstanden sind, geltend zu machen und dem Aussteller zu berechnen? Und wie ist der Fall zu bewerten, wenn der Aussteller aus anderen Gründen absagt, wie beispielsweise aufgrund interner Reisebeschränkungen oder aufgrund der Entscheidung, generell nicht mehr an Messen teilzunehmen?

Martin Glöckner

Verlegung führt erstmal dazu, dass der Zeitpunkt der Leistungserbringung weiter nach hinten gestreckt wird. Also zu einem anderen Zeitpunkt wird die Leistung noch konkret erbracht. Das bedeutet für den Aussteller im ersten Augenblick, dass er auch weiterhin an den Vertrag gebunden ist. Und wenn jetzt neue Interna dazukommen, naja, dann ist es wie eine reguläre Stornierung. Auf der anderen Seite ist es natürlich so, dass der Aussteller, wenn er aufgrund, ja, auch Entwicklungen, die mit der Corona-Krise zu tun haben, jetzt neuen Regulierungen unterworfen ist, vielleicht gar nicht so viel dafür kann, dass er jetzt nicht mitgehen kann. Ende vom Lied ist häufig: Es empfiehlt sich, dann eine einvernehmliche Regelung zu treffen.

Matthias

Okay. Ja.

Martin Glöckner

Das Einbehalten von Kosten ist immer durchaus eine adäquate Option. Und Aussteller, die das Ganze auch schon häufiger machen und auch wirtschaftliche Unternehmen sind, werden nachvollziehen können, dass die Durchführung einer Messe nicht allein darin besteht, dass ich eine Messehalle zur Verfügung halte und irgendwann die Tür aufmache. Sondern da läuft viel im Vorfeld. Da geht der Veranstalter schon auch Kostenrisiken ein und nimmt Kosten auf sich und betreibt Werbung – dergleichen mehr – um die Veranstaltung durchzuführen. Und das muss in gewisser Weise schon abgefedert sein. Und auch im Falle einer höheren Gewalt steht mir zu, dass ich das, was ich für meinen Vertragspartner schon erbracht habe, in gewisser Weise abrechnen darf, sofern ich’s im guten Glauben erbracht habe. Also wenn ich wusste, das wird jetzt abgesagt und ich lege noch schnell was nach, na, das ist schon kein guter Glaube mehr.

Matthias

Ja, das ist klar.

Martin Glöckner

„In Ordnung. Dafür ist ein gewisser Wertersatz zu leisten.“

Matthias

Okay.

Martin Glöckner

Wie ist die Situation auf beiden Seiten des Tisches, weil gerade Messen leben davon, dass man sich im Leben nicht nur einmal, sondern mehrmals begegnet. Um da eine sinnvolle Lösung zu finden, mit der beide Seiten leben können, grad in einer Krise, die beide Seiten wirklich betrifft, das ist Gold wert.

Matthias

Wie sieht es denn mit Umbuchungen auf andere Messestandorte oder einer Vertragsanpassung auf Ausweichprodukte aus?

Martin Glöckner

„Wie mache ich das Beste aus der Situation?“ Ganz ehrlich, ich glaube nicht an die berühmte Onlinemesse. Es mag Ansätze dafür geben und ich lasse mich gerne eines Besseren belehren, aber ich sage, gerade eine Messe lebt davon, dass ich einen persönlichen Kontakt aufnehmen kann und dass ich vor allem auch Zufallskontakte herstellen kann. Das ist etwas, was bei Messen der wesentliche Faktor ist. Nicht nur das Besuchen der einzelnen Kunden / Lieferanten, Informieren über neue Produkte über neue Möglichkeiten, sondern auch das, ja, Erstellen neuer Kontakte, das Treffen anderer Menschen. Das ist online durchaus möglich, aber nicht in einer Form, wie es bei Messen stattfindet. Ein Ausweichprodukt in den Onlinebereich für Kongresse oder vergleichbare Bildungsveranstaltungen, da sehe ich auf jeden Fall die Chance, das Ganze in den Rahmen einer Onlineveranstaltung zu bringen. Da sage ich, das ist dafür bestens geeignet.

Matthias

In unserem Fall, Kongress/Messe Kombination zum Thema Recruiting: Wenn keine Messen stattfinden können, wenn die Möglichkeit oder die höhere Gewalt so stark sich auswirkt, dass es fast unmöglich ist, wäre dann vielleicht doch die Möglichkeit, dann auf Online auszuweichen, zumal man den Sinn und Zweck der Veranstaltung vielleicht dann doch erfüllen kann oder auch nur so erfüllen kann in der heutigen Zeit?

Martin Glöckner

Auch wenn es um eine, ja, sehr dynamische, sehr Technik-affine Branche geht, doch den Weg zurück „in die Steinzeit“ zu finden, sobald dies wieder möglich ist, weil gerade dieser Aspekt des persönlichen Eindrucks, der unmittelbaren, ungefilterten Wahrnehmung der anderen Person darf nicht unterschätzt werden. Als Lösung in der Krise allerdings ist die Online-Alternative perfekt.

Matthias

Am Ende des Tages sollte man immer miteinander reden, sich solidarisch zeigen und gemeinsam eine Lösung finden. Und sollte dies erfolglos bleiben, habe ich gesehen, dass der FAMA eine Schlichtungsstelle für die Messebranche ins Leben gerufen hat. Haben Sie sehr viele Anfragen oder ist der Umgang miteinander bis auf wenige Ausnahmen eher konfliktfrei? Wollen Sie uns vielleicht ein paar Sätze zur Schlichtungsstelle erzählen?

Martin Glöckner

Gerade in einer solchen Zeit gilt: Verhandeln vor Streiten. Lieber miteinander reden, wie sie schon richtig gesagt haben, als das ganze in die Hände der Gerichte zu legen, welche im Übrigen auch gegenwärtig im Krisenmodus laufen. Und da kann man länger als üblich auf eine Entscheidung warten, die einem gegebenenfalls nicht gefällt und wirtschaftlich in die Schieflage bringen kann. Daher mit den Leuten reden, um zeitnah eine Lösung zu finden und da ist natürlich das direkte Gespräch das Beste, aber wenn man an einen Punkt kommt, wo man sagt: „Wir wollen zwar miteinander reden und wir verstehen den anderen, aber so ganz kommen wir nicht zueinander.“ Da ist das Anrufen einer Schlichtungsstelle, etwa um eine Mediation durchzuführen, um eine sinnvolle, neutrale Lösung miteinander zu erarbeiten mithilfe eines Mediators und darum geht es auch im Wesentlichen bei der Schlichtungsstelle des FAMA. Oder wenn man sagt: „Wir wollen jetzt kein großes Gerichtsverfahren führen, aber wir wollen das mal geklärt haben. Wir wollen zeitnah einen Schlichterspruch haben.“ Also quasi ein „Gerichtsverfahren-Lite.“, wo man auch seine Argumente vorbringt, der Schlichter sich das anhört und dann entsprechend schaut, dass er unter Berücksichtigung beider Interessen einen Schlichtungsspruch spricht, auch das kann über die Schlichtungsstelle erfolgen. Der beste Weg, der vielleicht etwas zeitintensiver sein kann, aber dennoch die befriedigenderen Ergebnisse liefert, ist dann der Weg über die Mediation. Und da empfiehlt es sich natürlich, jemanden zu nehmen, der sich auch in der Veranstaltungsbranche bereits rechtlich zuhause findet und soweit auch die Belange von Ausstellern auf der einen Seite, die Belange von Veranstaltern auf der anderen Seite kennt. Und deshalb hat man gesagt, um hier den Leuten den Weg in die Mediation zu erleichtern, ist die Möglichkeit gegeben, die Schlichtungsstelle des FAMA anzurufen. FAMA, Fachverband Messen und Ausstellungen e.V., der im wesentlichen Teil seiner Mitglieder sogenannte Gastveranstalter hat, also ähnlich wie bei Ihnen ein eigenes Messeprodukt, dass ich aber in den Hallen Anderer durchführe. Und das Schöne an der Schlichtungsstelle des FAMA ist: Ich muss nicht FAMA-Mitglied sein, um die anrufen zu können.

Matthias

Ah, ja. Das wäre meine nächste Frage gewesen.

Martin Glöckner

Es muss was kosten, damit ich’s auch ernst nehme. Und es muss aber auf beiden Seiten was kosten. Es kann jetzt nicht sein wie bei Gericht, dass man sagt „Wer verliert, zahlt.“, sondern wir haben uns entschlossen, das gütlich zu einigen, deswegen tragen wir beide die Kosten. Bei der Schlichtungsstelle des FAMA ist’s so, dass wenn ein FAMA Mitglied, oder beide Parteien FAMA Mitglied sind, dann reduzieren sich die Kosten etwas. Aber auch nicht FAMA Mitgliedern steht die Schlichtungsstelle offen und man kann die jederzeit anrufen, man kann den Kontakt über die Homepage des FAMA herstellen und sich hier ganz einfach zum Beispiel auch an die E-Mail-Adresse corona@fama.de wenden, um dort eben entsprechende Angebote und Vermittlungen für die Schlichtungsstelle zu bekommen. Und das ist etwas, was wie gesagt allen in der veranstaltenden Wirtschaft offensteht. Seien’s jetzt Aussteller, seien’s Veranstalter, seien’s aber auch Dienstleister, die mit den anderen in entsprechenden Vertragsverhältnissen stehen.

Matthias

Ja, das war ne gute Information zu FAMA und seiner Schlichtungsstelle und ich glaub‘ auch ein ganz tolles Schlusswort zu der Thematik. Ich möchte mich bedanken bei Ihnen für das tolle Interview und ihnen alles Gute wünschen.

Martin Glöckner

Vielen herzlichen Dank, ich hab‘ zu danken. Es hat mir großen Spaß gemacht und jederzeit gerne und bleiben Sie alle gesund.

Matthias

Ja, vielen Dank. Dann gebe ich damit zurück ins ITCS Pizzatime Tech-Podcast Studio nach Frankfurt und, ja, wünsche auch allen Hörern alles Gute und bleibt auf jeden Fall gesund. Bis bald.

Leonie

Das war doch ein informatives Gespräch mit kleinen Einblicken in die aktuellen Herausforderungen der Event- und Messebranche. Eine ganze Industrie steht vor nie dagewesenen Problemen. Und die sind besonders für die kleineren Teilnehmer absolut existenzbedrohend. Gerade deswegen geht es momentan auch darum, Solidarität mit seinen Vertragspartnern zu zeigen und nicht immer auf die Durchsetzung von Paragrafen zu pochen. Wir wollen schließlich alle gemeinsam wieder tolle Events feiern nach dieser schweren Zeit. Wir haben heute gehört, dass es durchaus Möglichkeiten gibt, sich zu einigen, wenn man denn miteinander redet. Falls ihr Fragen oder Kommentare zu dem Thema habt, diskutiert gerne mit uns auf Social Media oder gerne auch per E-Mail an info@it-cs.io. Die Kontaktdaten zur Kanzlei von Herrn Glöckner packen wir in die Show Notes dieser Folge. Auch er steht selbstverständlich für eine juristische Auskunft zur Verfügung. Falls ihr es noch nicht getan habt, abonniert unseren Podcast. Liket und teilt, was das Zeug hält und bis ganz bald zur nächsten ITCS Pizzatime Podcast Folge. Dann wie gewohnt wieder mit einem Tech Thema. Bleibt gesund.